Tipps für die Antragstellung bei Stiftungen

Autorin:  Dr. Gesa Schönermark, Stiftung Niedersachsen

Wer sich auf die Suche nach Unterstützung für eine gemeinnützige Organisation oder ein Projekt begibt, sollte sich mit dem Auftrag der fördernden Einrichtungen beschäftigen. Ideen, Konzepte und Inhalte des Projektes müssen in das Profil der angefragten Stiftung passen. Die Stiftungen haben einen in der Satzung festgelegten Zweck und suchen geeignete Projekte, um diesen Stiftungsauftrag umsetzen zu können. Es wird von Bedeutung sein, ob das Projekt und die Aufgabe der fördernden Einrichtung zusammenpassen. Im Vorfeld sollte daher geklärt sein, mit welchen Rahmenbedingungen, Erfordernissen und "Sachzwängen" die angefragten Fördereinrichtungen arbeiten. 

Von der Idee zum Konzept

Die Frage nach Finanzierungsmöglichkeiten wird sich meistens erst stellen, wenn aus einer überzeugenden Idee ein reifes Konzept geworden ist und ein Antragsentwurf vorliegt oder im Entstehen ist. Der Antrag sollte so weit formuliert sein, dass das Projekt verständlich ist. Es ist nicht zwingend erforderlich, schon bis ins letzte Detail alles beschrieben zu haben, aber wie die Eckpfeiler aussehen, wer die beteiligten Partner*innen sind und welche Ziele verfolgt werden, muss feststehen. Ein schlüssiges Konzept ist ausschlaggebend bei der Suche nach geeigneten Partner*innen zur Finanzierung eines Projektes. Die Vorarbeiten entscheiden darüber, ob eine geeignete Förderungsmöglichkeit aufgetan werden kann. Hier beginnt die Wechselwirkung zwischen Projekt und Projektfundraising. Wer noch offen für Entwicklungen seines Projektes ist, kann die Förderphilosophie und die Kriterien von fördernden Institutionen im eigenen Wirkungsfeld nutzen, um das Konzept des Projektes weiter zu entwickeln. 

Bei der Präzisierung des Projektes können folgende Fragen hilfreich sein:

• Gibt es einen Bedarf für das Projekt, wo liegt er und kann er durch das Projekt gedeckt werden? 
• Sind die Idee und das Konzept verständlich?
• Ist es nicht nur ein punktuelles Wirken, sondern sind Nachfolgeprojekte mitgedacht?
• Sind alle möglichen Ressourcen genutzt worden?
• Sind die lokalen Besonderheiten eingeflossen?
• Gab es bereits ähnliche Projekte und was kann man von ihnen lernen?
• Sind alle möglichen und notwendigen Partner*innen eingebunden?
• Sind alle Kosten und mögliche Folgekosten bedacht worden?

Dahinter stehen Schlagworte, die bei der Bewertung von Anträgen eine wesentliche Rolle spielen können: 

Bedarf, Wirkung und Nachhaltigkeit, Nutzung von Ressourcen, Identität, Vorbilder, Entwicklung, Vernetzung und Austausch, Kooperationen und Solidität.

Wenn ein klares und nachvollziehbares Konzept entwickelt ist, müssen alle Kosten aufgelistet werden: Honorare, Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung, Technik, Sach- und Organisationskosten, Kosten aller Produkte der Öffentlichkeitsarbeit und nicht zuletzt die Abgaben (Künstlersozialkasse, GEMA, etc.) und gegebenenfalls Steuern. Wenn der Finanzbedarf vorliegt, die Eigenmittel und die Einnahmen (zumeist geschätzt auf der Grundlage von Erfahrungswerten) errechnet sind, beginnt die Suche nach Partner*innen und Förder*innen. Hier kommen Förderstiftungen ins Spiel, die Projekte suchen, um ihrem eigenen Satzungsauftrag gerecht zu werden. 

Partnerschaftliche Zusammenarbeit 

Stiftungen, die fördernd tätig sind, suchen Projekte, die zu ihrem Stiftungszweck passen. Geförderte Projekte tragen immer auch zum Profil der fördernden Stiftungen bei. Da die Referent*innen der Stiftungen viele Anträge sehen, haben sie Kenntnisse und Erfahrungen aus der "Szene", für die man offen sein sollte. Sie stehen Antragsteller*innen als Ratgeber*innen, als Vernetzer*innen oder Vermittler*innen zur Verfügung.

Sofern erkennbar ist, dass das Projekt und das Förderprofil der Stiftung zusammenpassen, ist es möglich, gemeinsam an einem schlüssigen Konzept zu arbeiten, zur Qualitätssicherung beizutragen oder Kooperationen anzuregen. Projekte können dadurch gewinnen und eine höhere Aufmerksamkeit erhalten. 

In der Beratungsphase entscheidet sich, ob das Projekt in den Gremien der angefragten Stiftungen aussichtsreich vorgestellt werden kann. 

Am Ende eines gemeinsamen Beratungsprozesses muss der präzise Antrag stehen: 

• Was will das Projekt leisten (der Projektplan, die Qualität, die Aktualität, die Relevanz, die professionelle Durchführung),
• wann (Zeitplan),
• wo (Orte),
• mit wem (z. B. Kinder, Künstler*innen, Migranten*innen, Senioren*innen, Studierende etc.),
• zu welchem Zweck (z. B. Kunst und Kultur, Umweltschutz, aber auch Methoden, Vermittlung, Ausbildung, Nachwuchsförderung),
• für welche Menschen (Zielgruppen, Teilnehmergewinnung, --> Öffentlichkeitsarbeit) und
• mit welchen Partner*innen (inhaltliche Vernetzungen und Kooperationen) erreichen?
• Wie viel Geld wird es kosten? (Kosten- und Finanzierungsplan)
• Und: wie viel Geld wird bei der Stiftung beantragt?

Ein vollständiger und guter Projektantrag enthält diese Informationen und leistet zudem noch die Vermittlung der eigenen Begeisterung an dem Projekt. Das Ergebnis wird die Grundlage einer Entscheidung in den Stiftungsgremien sein. 

Gute Recherche: Wie kann es gelingen, die richtige Stiftung zu finden? 

Am Anfang steht eine sorgfältige Recherche, welche Stiftungen es in dem fachlichen Bereich des Projektes gibt und ob der Stiftungsauftrag und die Projektidee zusammenpassen. Gute Recherche ist im Internet möglich. Viele Suchmaschinen bieten ausführliche Informationen, wenn die wesentlichen Schlagworte eingeben wurden. Auch der Bundesverband Deutscher Stiftungen hat ein Suchportal, das inhaltliche und geographische Kriterien berücksichtigt. Nachdem potenziell fördernde Stiftungen identifiziert sind, sollte deren Homepage sorgfältig durchgesehen werden. Die meisten Stiftungen haben in ihrer Satzung ein breiteres Spektrum an Förderzwecken festgeschrieben, beschränken sich aber in der Alltagspraxis auf enger gefasste Bereiche. Dies liegt daran, dass Stiftungen bei ihrer Gründung auf die Ewigkeit angelegt werden und sich die Satzungszwecke danach nicht mehr ohne Weiteres ändern lassen. Deshalb verschreiben viele Stifter*innen ihre Stiftung bei der Gründung einem allgemeineren Zweck (wie z.B. Kunst und Kultur, Wissenschaft oder Umweltschutz), um für spätere Kursänderungen Möglichkeiten offen zu lassen, fokussieren sich im Alltag dann aber auf spezifische Themengebiete (z. B. Förderung der musikalischen Früherziehung bei Kindern und Jugendlichen, Förderung von geschichtswissenschaftlichen Promotionsvorhaben, die sich mit der Zeit 1945-1955 befassen, Amphibienschutz in Schleswig-Holstein), um sich bei ihrer Fördertätigkeit nicht zu "verzetteln".

Auf den Internetseiten der Stiftungen lässt sich genau erkunden,

• welches die Förderbereiche sind,
• ob es bestimmte temporäre Schwerpunkte gibt,
• ob es klare Ausschlusskriterien gibt,
• ob es Auflagen für die Förderung gibt (z. B. bestimmte methodische Ansätze),
• bis zu welcher Höhe (Mindest- und Höchstgrenzen) Förderungen möglich sind,
• bis zu welchen Zeiträumen Förderungen möglich sind (insbesondere bei mehrjährig angelegten Projekten) und
• ob es Einreichungsfristen für Anträge gibt.

Oftmals finden sich auf der Internetseite der Stiftungen bereits konkrete Hinweise darauf, was von ihr nicht gefördert wird bzw. welchen Anliegen sie zurückhaltend gegenübersteht. Dies können z. B. sein:

• bereits eingeführte und periodisch wiederkehrende Veranstaltungen,
• begonnene oder bereits durchgeführte Projekte,
• Ausfallfinanzierungen oder
• Förderung von Privatpersonen ohne institutionelle Anbindung.

Eine große Hilfe ist es, wenn auf der Internetseite der Stiftung Projekte vorgestellt werden, die gefördert wurden; diese Beispiele lassen Rückschlüsse auf die Förderfähigkeit des eigenen Projektes zu und können eine wichtige Orientierungshilfe für Antragsteller*innen sein. 

Formale Anforderungen

Auch die formalen Anforderungen an Projektanträge sind zumeist auf den Internetseiten nachzulesen:

Ist ein formaler Antrag erforderlich? Wenn ja, kann man die Formulare meistens von der Internetseite herunterladen oder den gesamten Antrag online stellen. Oder ist ein formloser Antrag möglich bzw. gewünscht? Wenn es kein Formblatt gibt, welche Informationen sollen im Antrag zu finden sein? Auch hierzu finden sich ggf. Informationen auf der Internetseite der Stiftung.

Der Antrag sollte z. B. folgendes enthalten:

• Vorstellung der Antragsteller*in und ggf. der Projektträger*in,
• eine kurze (max. 1 Seite) und eine ausführliche Beschreibung des Projektes,
• den Zeitplan für die Projektdurchführung,
• einen detaillierten Kostenplan (Transparenz: Die klare Benennung und Zuordnung von Kosten sollte deutlich, Honorare angemessen und die Empfänger*innen genannt werden; die Kosten für Öffentlichkeitsarbeit sollten in einem angemessenen Verhältnis zum Projekt stehen),
• sowie einen Finanzierungsplan einschließlich der bei der Stiftung beantragten Fördersumme,
• ggf. die Mitteilung, ob und an wen gleichlautende Anträge gerichtet wurden. Bei der Auswahl der Partner*innen sollte beachtet werden, dass sich alle fördernden Institutionen "vertragen". (Von konkurrierenden Wirtschaftsunternehmen ist abzuraten, während mehrere Stiftungen in der Regel gut harmonieren.)

Wichtig sind auch Angaben zu folgenden Fragen:

• Welche Ziele hat das Projekt?
• Welches Publikum soll erreicht werden?
• Welche Vermittlungsansätze und -konzepte werden gewählt oder entwickelt?

Persönliche Kontakte aufbauen

Die Stiftungsreferent*innen sind gern bereit, Antragsteller*innen bei der Vorbereitung des Antrags zu beraten, wenn das Anliegen des Fördersuchenden grundsätzlich zum Profil der Stiftung passt. Auskunft zu den Förderaussichten einzelner Anträge können in aller Regel nicht gegeben werden. Auf einen persönlichen Kontakt sollte nicht verzichtet werden. Ansprechpartner*innen sind auf der Homepage genannt oder können telefonisch erfragt werden. Kein noch so guter Antrag ersetzt einen Besuch und ein Gespräch. Dem*der Antragsteller*in sollte bewusst sein, dass die Vertreter*innen der Stiftungen die Anträge in den Gremien vorstellen und gegebenenfalls Empfehlungen aussprechen. Alles, was Hintergründe, Entwicklungsstufen oder Kooperationspartner*innen des Projektes betrifft, sollte mitgeteilt werden und kann bei der Präsentation vor einem Entscheidungsgremium helfen.

Sichtbarkeit der Förderer

Und: nach einer Bewilligung von Fördergeldern ist die Zusammenarbeit nicht beendet.
Wenn es zu einer Förderung gekommen ist, weisen Stiftungen in der Regel nicht nur das Geld an. Mit Projektbeginn entsteht eine Öffentlichkeit, die für beide Seiten interessant ist. Die gesamte Kommunikation ist Teil des Projektes. 

• Wurde an die Öffentlichkeitsarbeit des Projektes gedacht?
• Gibt es einen Einladungs-, Gäste- und Presseverteiler?
• Sind die Förder*innen genannt, ist deren Logo abgebildet (auf Einladungen, im Flyer, im Programm, im Internet usw. – dies muss unbedingt abgestimmt werden!) und sind die Vertreter*innen der fördernden Stiftung bei Presseterminen und bei Projektbeginn benannt worden oder eingeladen worden, die Veranstaltung zu eröffnen oder mit dem*der Projektträger*in die Gäste zu begrüßen?

Auch bei diesen Fragen und ihren sichtbaren Auswirkungen kann ein guter Kontakt zur Stiftung sinnvoll sein, um eine gute Basis für mögliche zukünftige Projekte und Kooperationen zu schaffen. 

Die Sichtbarkeit ist ein wichtiges Element jeder fördernden Einrichtung. Sie ist Grundlage für die Profilbildung und -bestätigung, öffentliche Aufmerksamkeit und ein gewisses Maß an Anerkennung.

Verwendungsnachweis und Dokumentation des Projektes

Wenn das Projekt vorüber ist, ist die Zusammenarbeit noch nicht abgeschlossen. Jetzt geht es um die Nachbereitung: Im Mittelpunkt stehen die Dokumentation, die Evaluierung und die Erstellung des Verwendungsnachweises. Alles ist zwingend Bestandteil eines jeden Projektes. Hier unterstützt eine erfahrene Stiftung den*die Projektträger*in.

Zu einem Verwendungsnachweis gehört immer der Nachweis aller Ausgaben mit den dazugehörigen Belegen, denn Stiftungen müssen Rechenschaft ablegen über die Verwendung ihrer Fördergelder. 

Die sorgfältige Bearbeitung dieser Schritte nützt dem*der Antragsteller*in zur Evaluierung und zur Planung neuer Projekte. 

Das Verhältnis zwischen Projektträger*innen und fördernder Stiftung kann für eine neue mögliche Zusammenarbeit den Weg bereiten, denn es besteht gegebenenfalls ein Interesse, neue Projekte gut zu kennen, um dann – bei der richtigen Gelegenheit – wieder miteinander zu arbeiten.