Stadt Hannover führt innovative KI bei Wohn­geld­anträgen ein

Unvollständige Anträge erkennen, fehlende Nachweise anfordern: Das sind einige der Funktionen der neuen KI (Künstliche Intelligenz), die seit 1. März 2025 zur Bearbeitung von Wohngeldanträgen bei der Landeshauptstadt Hannover eingesetzt wird.

„Wir versprechen uns von der KI im Wohngeld eine Entlastung der Mitarbeitenden sowie eine Verkürzung der Bearbeitungsdauer bei den Anträgen – unsere Hoffnung ist mindestens 14 Tage bei den Online-Anträgen“, erläuterte Sozialdezernentin Sylvia Bruns. „Darüber hinaus prüfen wir die Übertragbarkeit der KI auf andere Berechnungssysteme im Fachbereich Soziales wie beispielsweise der Grundsicherung. Das ist ein großer Schritt in Richtung digitale Verwaltung. Ich freue mich, dass wir im kommunalen Austausch mit den Städten Düsseldorf und Nürnberg, unter den ersten Städten bundesweit sind, die dieses Produkt im Einsatz haben."

KI im Wohngeld – Funktionen – Ausblick

Knapp 90 Mitarbeitende haben allein im Januar 2025 fast 550 Online-Anträge bearbeitet. 11.000 Haushalte mit insgesamt 24.000 Personen beziehen derzeit Wohngeld in Hannover. Seit der Wohngeldreform 2023 hatten sich die Anträge von 5000 auf 11.000 mehr als verdoppelt. Ein Drittel der Anträge wird online gestellt.

Das KI-Assistenzsystem für Wohngeldanträge, das von dem Start-up-Unternehmen forml GmbH entwickelt wurde, trifft keine Entscheidungen bezüglich der Anspruchsberechtigung von Antragsteller*innen oder der Wohngeldhöhe. Es dient vielmehr als unterstützendes Werkzeug für Sachbearbeiter*innen, indem sie fehlende Angaben oder Nachweise erkennt und anfordert, Eingangspost vorbereitet und zur Ablage in der E-Akte klassifiziert. Das Produkt kann Hinweise auf mögliche Unstimmigkeiten geben. Der wohngeldspezifische Chat-Assistent dient als Recherchetool und verweist auf interne Richtlinien und öffentlich zugängliche Quellen. Die endgültige Entscheidung über einen Antrag liegt zu jedem Zeitpunkt bei den Sachbearbeiter*innen.

Mittelfristig bis Ende Sommer 2025 sollen die Funktionen noch weiter ausgebaut werden, das betrifft die Verarbeitung von Antworten der Kund*innen, die Verschlagwortung von Posteingängen per Mail und Brief sowie die maschinelle Auslesung von ausgefüllten PDF-Anträgen. Langfristig soll die KI auch handgeschriebene Anträge auslesen können. Der Fachbereich Soziales wird die grundsätzliche Übertragbarkeit von KI auf andere Berechnungssysteme in der Leistungsbearbeitung weiter vorantreiben. Nach Einschätzung des Fachbereichs wird der Einsatz von KI künftig eine signifikante, unterstützende Rolle bei der Bescheiderstellung durch sachbearbeitende Mitarbeiter*innen spielen.

Fahrplan KI: Hannover auf dem Weg zum digitalen Rathaus

Digitalisierungs- und Personaldezernent Prof. Dr. Lars Baumann sieht sich mit der Digitalisierungsstrategie und den ersten KI-Projekten bei der Landeshauptstadt Hannover voll auf Kurs: „Unser Ziel ist es, mit der fortschreitenden Digitalisierung und dem Einsatz von KI den Service für unsere Einwohner*innen zu verbessern und gleichzeitig Verwaltungs- und Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und zu beschleunigen.“

Neben der KI im Wohngeld ging bei der Stadt Hannover jüngst ein Chatbot für Grundsteuerangelegenheiten an den Start - ebenfalls mit dem Ziel, Prozesse zu beschleunigen und zu vereinfachen. Ein weiterer Chatbot steht in den Startlöchern, der den Kund*innen der Stadt wichtige Fragen beantwortet und ihnen dabei hilft, sich im städtischen Service-Portal schnell zurechtzufinden.

Darüber hinaus werden weitere KI-Projekte geplant oder sind bereits auf den Weg gebracht im Rahmen des hannoverschen Smart-City-Projekts. Um den Einsatz künstlicher Intelligenz strategisch voranzutreiben, hat die Stadt ein KI-Kompetenzzentrum aufgebaut.

Angesichts des demographischen Wandels und des Fachkräftemangels gelte es für die Stadt, durch Digitalisierung und KI Handlungsfähigkeit zu gewährleisten, erklärt Prof. Baumann – wenn beispielsweise in der Wohngeldstelle in den nächsten Jahren 30 Prozent des Personals in Rente gingen. KI helfe den Mitarbeitenden, sich auf die eigentlichen Fälle und auf Entscheidungen zu fokussieren und entlaste von vorbereitenden Arbeiten. Die Bereitstellung der entsprechenden Technik sei jedoch nur ein Baustein dafür, wie sich zu dieser Zeit die Arbeitskultur und –umgebung sowie die Wertvorstellungen innerhalb der Stadtverwaltung verändere und modernisiere. Agilität und New Work seien wichtige Bestandteile dessen, wo die Stadtverwaltung hinwolle.

Kooperation mit Start-up-Unternehmen

Jens Mattmüller, Geschäftsführer des Start-up-Unternehmens forml GmbH sagte zum Start der neuen Anwendung: „Mit der Einführung des KI-Assistenzsystems für Wohngeldanträge (wohni) als eine der ersten Kommunen, leistet die Landeshauptstadt Hannover Pionierarbeit. Wir sind dankbar für die produktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit allen Beteiligten und würden uns freuen, gemeinsam noch weitere Entlastungspotenziale realisieren zu können.“

Start-up auf KI-Assistenzsysteme spezialisiert

Die forml GmbH ist ein Startup-Unternehmen mit Sitz in München, das sich auf die Entwicklung von KI-Assistenzsystemen für Sachbearbeiter*innen in öffentlichen Verwaltungen spezialisiert hat.